Schritt 6: Vernichten

Der grundlegende Workflow zum Digitalisieren der Dokumente haben wir nun also beisammen. Aber aus dem Scanner kommt das Original ja wieder unten raus :)

Was machen wir damit? Ziel ist es ja, dass unser Aktenschrank hinterher möglichst leer ist.

Warnung:

Hier noch mal der explizite Hinweis, dass ich hier für alle Angaben keine Garantien geben kann und alles auf eigene Verantwortung erfolgt.

Aufbewahrungsfristen

Schauen wir uns zunächst die rechtliche Seite an. Im geschäftlichen Bereich gelten strenge Aufbewahrungsfristen von mehreren Jahren. Besonders wenn es um das Thema Steuern geht. Aber hier geht es explizit um unser privates Büro. Wer selbstständig oder irgendwie anderweitig unternehmerisch tätig ist, muss sich hier gesondert informieren.

ZDF WISO hat das Thema gut zusammen gefasst.

Für Privatpersonen gibt es so gut wie keine Aufbewahrungspflichten:

Nur Handwerkerrechnungen müssen mindestens 3 Jahre lang im Original aufgehoben werden. Ob das Scannen des Dokuments und das Vernichten des Originals hier in Ordnung ist, dazu lassen sich mehrere unterschiedliche Aussagen im Internet finden. Meine Empfehlung: Einfach aufheben.

Wichtige Dokumente wie Geburtsurkunden, Zeugnisse, Arbeitsverträge und Versicherungsverträge, Notarurkunden ... All dies wird digitalisiert, aber im Original aufgehoben.

Rechnungen, Steuerunterlagen (wenn die Einspruchsfrist abgelaufen ist), Quittungen, Kontoauszüge und sämtliche andere Briefkommunikation wird bei mir digitalisiert und das Original vernichtet.

Randnotiz:

Spannend sind die technischen Richtlinien des BSI für das sogenannte "Ersetzende Scannen": Link. Zum Glück ist dies als Privatperson, wenn man sich an die Aufbewahrungsfristen der Handwerkerrechnungen hält, nicht relevant.

Es lässt sich also tatsächlich fast alles Digitalisieren und Aussortieren.

Der Aktenvernichter

Nun kommen wir zum spannenden Punkt. Meine Empfehlung: Alle Dokumente, die eingescannt wurden, sollten im Anschluss (nach einem Backup der Daten) vernichtet werden. Dies fühlt sich erst mal sehr ungewohnt an. Aber es macht keinen Sinn alle Dokumente zu digitalisieren, diese wieder in die Ordner einzuheften und sie dann wieder in den Schrank zu stellen. Dann würden sie dort auch in 10 Jahren noch stehen und weiter einstauben.

Also: Nach dem Scannen, ab in den Aktenvernichter damit.

Wer das konsequent macht, wird bald eine ziemlicher Erleichterung verspüren, wenn er feststellt, dass sich der Aktenschrank Schritt für Schritt leert.

Als Aktenvernichter reicht ein einfaches Modell. Beim Kauf sollte man darauf achten, dass dieses einen Kreuzschnitt und keinen Streifenschnitt hat. Beim Kreuzschnitt kommen am Ende nur kleine Schnipsel raus. Beim Streifenschnitt, wie der Name schon sagt, hat man hinterher Papierstreifen. Preislich macht dies keinen großen Unterschied. Die Schnipsel kann aber definitiv niemand mehr zusammensetzen. Zudem ist es ganz praktisch, wenn der Aktenvernichter auch Plastikkarten (Kreditkarten) und CDs vernichten kann.

Ein Qualitätskriterium beim Aktenvernichter: Wie lang kann er am Stück arbeiten. Mein 50 €-Gerät kann laut Datenblatt nur 3 Minuten am Stück betrieben werden. In der Praxis dürfte es etwas länger sein, aber dann überhitzt der Vernichter und muss erst wieder für 30 - 60 Minuten abkühlen. Für den Alltag ist dies absolut ausreichend. Aber digitalisiert man an einem verregneten Novembertag seinen halben Aktenschrank, kann dies durchaus nervig sein.

Alternativ kann man die Akten auch durch einen Dienstleister vernichten lassen. Als preisliche Größenordnung: Bei Selbstanlieferung kostet dies pro PKW-Ladung mit 75 Ordnern circa 50 €.

Ich habe bei mir immer Schritt für Schritt alle paar Tage einen Ordner digitalisiert und mit dem eigenen Aktenvernichter geschreddert. Heute habe ich insgesamt noch 4 Ordner, welche allerdings alle nur zu einem Bruchteil gefüllt sind. Mein Ziel des papierlosen Büros habe ich also erreicht.