Schritt 1.1: Fortsetzung - Der richtige Scanner fürs papierlose Büro

Den Scanner und dessen Eigenschaften, den ich persönlich verwende, habe ich bereits im vorherigen Beitrag beschrieben. Hier möchte ich noch beschreiben, was und weshalb ich andere Lösungen nicht verwende.

Das Smartphone

In vielen Blogs und Artikeln wird das Smartphone als ultimatives Tool für das papierlose private Büro genannt. Wozu einen Scanner, wenn man das auch alles mit dem Smartphone machen kann?

Das ist meiner Meinung nach Quatsch. Apps wie Scanbot sind gut, wenn man Mal ein einzelnes Dokument erfassen und weitersenden muss. Aber hier geht es ja durchaus darum eine größere Menge an Dokumenten zu verarbeiten. Mit dem Smartphone ist man nicht nur langsam, auch die Qualität stimmt nicht. Man hat trotz der vielfältigen Software-Filter und Tools Probleme mit Schattenwurf, ungleichmäßiger Belichtung, verzerrten Aufnahmen und abgeschnittenen Rändern. Meine Empfehlung: Finger weg von Smartphoneapps.

Dienstleister

Es gibt viele Dienstleister, welche einem das Scannen der eigenen Dokumente abnehmen. Das Angebot ist verlockend. Man sendet einen kompletten Aktenordner zum Dienstleister, dieser digitalisiert sämtliche Dokumente und man hat selbst keine Arbeit. Beispielsweise https://dropscan.de bietet dies für 35 € pro Aktenordner (mit 300 Seiten) an. 5 € Basispreis und 10 Cent pro Seite. Ich habe mittlerweile über 2800 PDF-Dokumente mit vermutlich im Schnitt je 3 Seiten (gezählt habe ich diese noch nicht). Also ~ 8400 Seiten. Dies wären dann 840 €.

Unter anderem auch die Deutsche Post selbst bietet für 25 € pro Monat an alle Briefsendungen zu scannen. Die Originale werden gesammelt und dann gebündelt zugestellt. Für ein Jahr sind dies dann aber eben doch 300 €.

Die Kosten sind das eine. Das ausschlaggebende Argument für mich war aber: Will ich wirklich, dass alle meine Unterlagen bei einem Dienstleister landen? Was passiert, wenn ein Aktenordner auf dem Postweg verloren geht? Wer hat alles Zugriff auf die Originaldokumente? Erfolgt die Speicherung wirklich sicher?

Für mich war hier die Antwort: Meine Dokumente gebe ich nicht aus der Hand!

Der Flachbettscanner

Den Flachbettscanner, der in vielen Multifunktionsdruckern enthalten ist, hatte ich bereits kurz erwähnt. Vom Scan-Ergebnis ist dieser sicher meist absolut ausreichend. Aber es wird hier natürlich sehr mühsam. Wenn man nur wenige Dokumente hat, mag dies eine Option sein. 2 - 3 Briefe pro Woche damit scannen ... Kein Problem. Aber bei mir standen bereits massig Aktenordner im Schrank. Das hätte Monate gedauert.

Dokumentenscanner ohne Duplex-Scan

Die Vorteile eines Scanners mit automatischem Dokumenteneinzug sind klar. Nicht jede Seite muss einzeln eingelegt werden. Dies ist schon mal eine erhebliche Erleichterung. Nicht vergessen sollte man: Viele Dokumente sind doppelseitig bedruckt. Ohne Duplex-Einheit (entweder durch automatisches Drehen des Papiers oder durch zwei Scan-Einheiten) muss man jedes doppelseitig bedruckte Dokument zweimal in den Scanner einlegen. Also wenn man schon das Geld für einen Scanner investiert, dann gleich in eines mit Duplex-Unterstützung.